Processus et procédures

Conférences préparatoires aux audiences

Une fois que la Commission reçoit une opposition, un processus formel se met en marche qui structure comment l’opposition sera entendue et comment une partie et des membres du public seront autorisés à participer.

Chaque renvoi reçoit un numéro de dossier de la Commission. Le dossier est ensuite examiné pour vérifier qu’aucun renseignement ne manque et que les questions de compétence sont réglées, et une date de conférence préparatoire à l’audience est fixée.

Remarque : Les documents que vous soumettez à la commission peuvent être consultés par le public sur demande, sauf dans certaines exceptions limitées.

Conférences préparatoires à l’audience et Conférences préparatoires en vue d’un règlement

La Commission a rendu obligatoire la tenue d’une conférence préparatoire à l’audience pour toutes les affaires qui lui sont soumises. Lors de cette conférence, les parties (l’opposant, la municipalité ou le ministre de la Culture, le propriétaire foncier et d’autres parties reconnues, s’il y a lieu) ont la possibilité de discuter des questions en litige entre elles et avec la Commission, sous réserve de tous droits. La conférence préparatoire à l’audience vise essentiellement à atteindre un règlement par la médiation et à préparer les parties à l’audience formelle si un règlement ne peut pas être atteint.

La Commission et les parties ou leurs représentants participent à la conférence préparatoire à l’audience. La conférence préparatoire est habituellement ouverte au public, sauf si les parties ou leurs représentants tiennent des discussions en vue d’un règlement. Les conférences préparatoires en vue d’un règlement visées à la règle 23 ne sont pas ouvertes au public. L’audience se déroule normalement sous la forme d’une téléconférence, mais elle peut aussi consister en une réunion en personne. Elle dure généralement 90 minutes. La conférence préparatoire à l’audience n’est pas une séance où les parties peuvent débattre des arguments de l’affaire. C’est la raison pour laquelle des preuves ne sont pas produites pendant cette conférence et aucune décision finale n’est prise. La Commission pourrait cependant accepter certains éléments de preuve pour appuyer les arguments de chaque partie en vue de parvenir à un règlement à l’amiable.

La conférence préparatoire en vue d’un règlement a lieu en application de l’article 67.1 de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario afin d’envisager un règlement à l’amiable et d’encourager la simplification des questions en litige ou d’une partie d’entre elles, ainsi que l’examen de toute autre question d’ordre procédural ou autre question pertinente que les parties consentent d’examiner avant l’audience. La Commission peut encourager ou demander que les parties participent à une conférence préparatoire en vue d’un règlement, car des discussions avant l’audience pourraient aboutir à un règlement à l’amiable. La conférence préparatoire en vue d’un règlement peut réduire la durée d’une audience et le temps nécessaire pour résoudre un différend.

La conférence préparatoire en vue d’un règlement n’est ouverte qu’aux parties officielles à l’audience; le public ne peut pas y participer.

Les conférences préparatoires à l’audience et Conférences préparatoires en vue d’un règlement sont tenues « sous réserve de tous droits ». Cela signifie que si une partie fait une déclaration en vue d’atteindre un règlement, mais que le règlement n’est pas conclu, aucun commentaire ou déclaration fait durant la conférence ne peut être utilisé contre les parties à l’audience formelle.

Si les parties parviennent à un règlement sur toutes les questions en litige, chaque opposant et le propriétaire (s’il y a lieu) doivent déposer à la Commission une lettre de retrait de l’opposition, ou la municipalité doit déposer une lettre de retrait de l’avis d’intention de désigner, et l’affaire est close. Si les parties ne parviennent pas à un règlement, la conférence préparatoire à l’audience vise alors à préparer les parties à une audience formelle. En général, les sujets suivants seront abordés :

  1. Le règlement ou la simplification des questions en litige.
  2. Les faits ou les éléments de preuve sur lesquels les parties peuvent se mettre d’accord.
  3. Le calendrier confirmé des dates d’audience et d’échange de documents.
  4. La durée estimée de l’audience.

Le membre de la Commission qui conduit la conférence préparatoire à l’audience présidera l’audience formelle si toutes les parties y consentent à l’avance.

Audiences

Même si les audiences de la Commission sont moins formelles que de nombreuses autres instances judiciaires, elles sont malgré tout régies par des règles de procédure et se déroulent dans un contexte structuré, quasi-judiciaire. La plupart des parties sont représentées par un conseiller juridique. Les parties qui n’ont pas de conseiller juridique doivent se familiariser avec les Règles de pratique et procédure de la Commission, la Loi sur le patrimoine de l’Ontario et la Loi sur l’exercice des compétences légales.

Les audiences sont ouvertes au public et aux médias, mais l’usage d’appareils d’enregistrement est interdit. La Commission a l’habitude de tenir l’audience dans la municipalité où se trouve le bien en cause et de procéder à une visite des lieux avant le début de l’audience.

La Commission procède habituellement de la façon suivante après l’audience :

  1. L’audience débute par un examen de la compétence de la Commission en vertu de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario, et des types d’éléments de preuve qu’elle acceptera ou refusera.
  2. Les parties sont présentées et résument brièvement leurs arguments.
  3. La Commission demande si quelqu’un parmi le public souhaite faire une déclaration au cours de l’instance.
  4. La municipalité, normalement par le biais de son avocat, est appelée à exposer ses arguments en premier. Elle peut citer des témoins à présenter leur déposition.
  5. L’opposant procède au contre-interrogatoire du témoin de la municipalité; la Commission a aussi la possibilité de poser des questions.
  6. L’opposant est appelé à présenter ses éléments de preuve; il peut également citer des témoins. Bien que ce soit recommandé, le ou les opposants ne sont pas obligés d’avoir un avocat.
  7. S’il y a plusieurs opposants, chacun doit adopter la même procédure.
  8. Les membres du public qui font une déclaration peuvent être interrogés par les parties et par la Commission.
  9. Les opposants, puis la municipalité, ont la possibilité de récapituler leurs arguments.

La municipalité d’accueil prépare la salle d’audience, organise son accessibilité, les sièges pour le public, l’emplacement pour la déposition des témoins, et met à disposition une table, un maillet et une Bible pour le comité d’audition. La plupart des audiences débutent à 10 h 00, font une pause pour le dîner et se terminent à 16 h 00; elles se poursuivent pendant le nombre de jours prévus, déterminé avant la date de début d’audience.

Recommandations

Après l’audience, la Commission prépare un rapport à l’attention du conseil municipal ou du ministre du Tourisme, de la Culture et du Sport, selon l’autorité de qui relève l’affaire, en faisant des recommandations fondées sur les éléments de preuve présentés et les arguments formulés à l’audience. Généralement, la Commission tente de publier son rapport dans un délai de 30 jours, mais si le rapport est publié plus tard, le processus d’audience reste valide. Le dossier de la Commission dans l’affaire est alors clos. Le conseil municipal ou le ministre rend la décision finale sur l’affaire, après avoir pris en considération le rapport de la Commission.

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