2014-2015 – 2016-2017 Plan d’activités

Table des matières

Résumé

Mandat

Vue d’ensemble des tribunaux

Orientations stratégiques

Analyse contextuelle

Aperçu des programmes et des activités, y compris les mesures de rendement

Détermination, évaluation et atténuation des risques

Ressources humaines

Nombre d’employés (effectif)

Organigramme

Initiatives auxquelles participent des tierces parties

Plan de mise en œuvre

Plan de communication

Plan de diversité, d’inclusion et d’accessibilité

Plan financier triennal


Résumé

Tribunaux de l’environnement et de l’aménagement du territoire Ontario (TriO) est le premier regroupement de tribunaux créé en vertu de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Établi en 2009, TriO regroupe la Commission de révision de l’évaluation foncière (CRÉF), la Commission de négociation (CN), la Commission des biens culturels (CBC), le Tribunal de l’environnement (TE) et la Commission des affaires municipales de l’Ontario (CAMO). Le présent document est le cinquième plan d’activités annuel de TriO, dont le mandat est d’offrir à tous les citoyens ontariens des services de qualité supérieure axés sur les clients en matière de règlement des différends fonciers et environnementaux. Cette année, TriO s’est mobilisé en vue d’élaborer un nouveau cadre stratégique qui donnera le ton au prochain cycle de planification des activités des trois à cinq prochaines années.

Dans les plans d’activités des années antérieures, TriO a accordé la priorité à ses activités principales, soit le traitement des appels, des demandes et des différends, le soutien des initiatives gouvernementales touchant les organismes, les conseils et les commissions et les réformes internes visant à favoriser la responsabilisation et l’efficience. De grands progrès ont été réalisés concernant ces priorités grâce à un certain nombre d’initiatives.

Initiatives visant les activités principales : traitement des appels, des demandes et des différends

Initiatives gouvernementales touchant les organismes, les conseils et les commissions

Réformes internes visant à favoriser la responsabilisation et l’efficience

Mandat

TriO regroupe cinq tribunaux qui se prononcent, sous le régime d’une centaine de lois, sur des appels, des demandes et des différends portant sur l’aménagement du territoire, la protection de l’environnement et du patrimoine, l’évaluation foncière, l’évaluation de terrains et d’autres questions.

Pouvoir

Les pouvoirs conférés aux tribunaux constitutifs de TriO sont dévolus par diverses lois :

Mission

TriO et ses tribunaux constitutifs sont voués à l’excellence et se conforment aux normes les plus rigoureuses de la fonction publique dans l’exercice des fonctions suivantes :

Vision

Nous sommes axés sur le client et voués à l’excellence dans le règlement des différends en matière environnementale et foncière pour tous les Ontariens.

Valeurs fondamentales

Les valeurs fondamentales sont les lignes directrices de TriO et le fondement sur lequel s’appuient les tribunaux constitutifs pour remplir leur mandat.

Accessibilité

Équité

Transparence

Rapidité

Intégrité, professionnalisme et indépendance

Vue d’ensemble des tribunaux

TriO est le premier regroupement de tribunaux créé sous le régime de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Cette loi autorise le gouvernement à regrouper au moins deux tribunaux décisionnels désignés si le lieutenant-gouverneur en conseil est d’avis que les questions dont les tribunaux sont saisis peuvent être traitées de manière plus efficace et efficiente par un groupe que par une seule instance.

Les cinq tribunaux qui composent TriO traitent les appels, les demandes et les différends. Les audiences sont tenues dans toute la province. Les tribunaux ont recours à diverses méthodes de règlement des différends et organisent divers types de réunions connexes aux audiences, notamment des séances préparatoires à l’audience, des audiences portant sur une requête et des séances de médiation. Les tribunaux traitent les dossiers de leur réception jusqu’à l’audience, le cas échéant. Ils rendent des décisions et des ordonnances et formulent des recommandations à la suite des règlements, des audiences et des séances de médiation.

Les tribunaux constitutifs de TriO conservent leur mandat d’origine :

La CRÉF entend les appels en matière d’évaluation foncière afin de s’assurer que les propriétés sont évaluées et classées conformément aux dispositions de la Loi sur les évaluations environnementales. Elle exerce également des fonctions relevant de diverses autres lois et entend les appels relatifs aux impôts fonciers.

La CN tient des séances de médiation en cas de différend portant sur la valeur de terrains expropriés par un pouvoir public. Si aucun règlement n’intervient, l’affaire peut être portée en appel devant la CAMO.

La CBC instruit les affaires concernant des différends relatifs à des biens susceptibles d’avoir une valeur ou un caractère patrimonial sur le plan culturel, ainsi que des différends liés à la délivrance de permis autorisant des travaux archéologiques. Grâce au rôle actif qu’elle joue dans le règlement des différends, seul un petit nombre de causes donnent lieu à une audience publique officielle et à la production d’un rapport contenant des recommandations à l’intention de l’autorité chargée de rendre la décision finale, soit un conseil municipal ou le ministre du Tourisme, de la Culture et du Sport.

Le TE statue sur les demandes présentées et les appels interjetés en vertu de nombreuses lois sur l’environnement et l’aménagement du territoire, dont la Charte des droits environnementaux de 1993, la Loi sur la protection de l’environnement, la Loi sur les ressources en eau de l’Ontario et la Loi de 2002 sur la salubrité de l’eau potable. Le TE, à titre de Bureau des audiences de la Commission de l’escarpement du Niagara, entend les appels relatifs aux permis d’aménagement et traite les demandes de modification du Plan d’aménagement de l’escarpement du Niagara pour cette réserve de la biosphère mondiale. Enfin, en tant que Bureau de jonction des audiences, il traite les demandes d’audience conjointe qui, en temps normal, seraient soumises à plusieurs tribunaux.

 

La CAMO entend les demandes et les appels concernant diverses affaires municipales en matière de planification, de finances et d’aménagement du territoire, notamment les plans officiels, les règlements de zonage, les plans de lotissement, les autorisations, les dérogations mineures, l’indemnisation foncière, les redevances d’aménagement, les limites des circonscriptions électorales, les finances municipales, les ressources en agrégats ainsi que toutes les autres affaires qui lui sont confiées en vertu de différentes lois de l’Ontario.

Orientations stratégiques

Comme TriO cherche constamment à accroître la qualité et l’efficacité de ses activités ainsi que la responsabilisation à l’égard de celles-ci afin de combler les besoins de ses usagers, il s’est engagé à évaluer les processus et les procédures et à les modifier au besoin, ainsi qu’à recourir à la technologie de manière stratégique. Ces améliorations, auxquelles beaucoup d’efforts sont consacrés, visent à accroître l’accès à la justice, à traiter plus rapidement les appels et à améliorer le processus décisionnel.

 À l’automne de 2013, TriO a mené des consultations à l’échelle de l’organisme en vue d’élaborer un énoncé de vision, des orientations stratégiques et des initiatives qui tiennent compte des objectifs de l’organisme. Cet exercice a permis au ministère du Procureur général d’établir les priorités de son plan stratégique, soit de moderniser les processus et les outils techniques, perfectionner et maintenir en poste une main-d’œuvre compétente et engagée et promouvoir la responsabilisation et un bon rapport qualité-prix.

Les orientations stratégiques de TriO ont également été élaborées à partir des quatre objectifs ou « piliers » communs que les dirigeants des regroupements et des tribunaux avaient définis.

Tout en soulignant l’autonomie de chaque regroupement ou tribunal, un consensus s’est dégagé concernant quatre objectifs ou « piliers » communs aux tribunaux décisionnels relevant du ministère du Procureur général :

Le présent plan d’activités tient compte de trois orientations stratégiques sur lesquelles TriO mettra l’accent au cours des trois prochaines années :

 

Orientation

stratégique 1

 

Orientation

stratégique 2

 

Orientation

stratégique 3

 

 

Fournir aux clients des solutions menant à un règlement rapide et approprié des différends

Transformer grâce à la technologie

Construire un milieu de travail dynamique et efficace

Orientation stratégique 1 : Fournir aux clients des solutions menant à un règlement rapide et approprié des différends

Cette première orientation stratégique se rapporte à l’activité principale de TriO, soit de régler des différends. TriO estime que tous les différends n’exigent pas une audience en bonne et due forme devant un tribunal et que les parties devraient avoir accès à un éventail de mécanismes pouvant les aider à résoudre leur différend. TriO s’assure que les clients savent à quel moment ils devraient faire appel aux tribunaux, qu’ils savent à quoi s’attendre pendant le processus et qu’ils bénéficient d’un règlement équitable, rapide et de qualité supérieure.

Orientation stratégique 2 : Transformer grâce à la technologie

En fournissant davantage d’information et de matériel pédagogique et en augmentant le nombre de documents offerts en ligne, TriO atteint un de ses objectifs, soit celui de faire gagner temps et argent aux clients en transformant ses services grâce à la technologie et en améliorant l’interaction avec les tribunaux par voie électronique. Par cette orientation stratégique, TriO cherche à donner l’accès aux clients de toutes les régions de l’Ontario grâce à un éventail de moyens, à offrir des solutions écologiques favorisant la durabilité et à réaliser des économies.

Orientation stratégique 3 : Construire un milieu de travail dynamique et efficace

En bâtissant un milieu de travail dynamique et efficace et en réalisant les objectifs associés aux orientations stratégiques ci-dessus, la façon de travailler du personnel et des membres de TriO changera. Les exigences en matière de traitement administratif seront réduites. Ainsi, les tribunaux seront mieux en mesure d’offrir un service à la clientèle de qualité et de faire progresser les initiatives stratégiques. Le personnel et les membres, grâce aux processus intégrés, réaliseront la vision, qui consiste à fournir des services de règlement de différend de qualité, et chaque personne au sein de l’organisme comprendra les initiatives visant à favoriser l’amélioration continue et la transformation, et y participera.

Analyse contextuelle

Facteurs externes

Comme on le lui rappelle constamment, le gouvernement doit relever les défis économiques qui se présentent à l’Ontario, et l’aménagement demeure l’une de ses priorités. Pour aménager, il faut prendre des décisions sur la manière d’utiliser le territoire conformément au cadre législatif existant, notamment la Déclaration de principes provinciale et les plans provinciaux, et ces décisions ont souvent une incidence sur l’environnement au sens large. Les tribunaux de TriO, qui règlent des différends liés au territoire et à l’environnement rapidement, équitablement et de manière cohérente, soutiennent l’économie de l’Ontario, la santé des collectivités et des citoyens ainsi que le financement régulier des municipalités. Les plans de TriO visant à surveiller et à gérer ces risques sont énoncés au point 2 du tableau intitulé « Détermination, évaluation et atténuation des risques » présenté à la page 17.

Les inquiétudes constantes à propos de la conjoncture et, par conséquent, l’effort des gouvernements visant à réduire les dépenses peuvent avoir divers effets sur TriO : les dossiers confiés aux tribunaux pourraient se complexifier avec l’adoption de nouvelles lois; les ressources allouées au regroupement pour le traitement des dossiers pourraient être réduites; les clients pourraient avoir accès à des ressources moins nombreuses pour les appuyer dans le cadre du processus d’appel, ce qui pourrait se traduire par une augmentation du nombre de parties se représentant elles-mêmes.

Les tribunaux de TriO peuvent aussi être touchés par des modifications que les administrations fédérale, provinciales et municipales pourraient apporter aux politiques, aux lois ou aux règlements.

Lorsque les gouvernements adoptent des politiques prévoyant l’investissement dans des projets d’infrastructure afin de stimuler l’économie, des dossiers supplémentaires peuvent être confiés à la CN et à la CAMO. Les municipalités ont recours à des méthodes diverses pour financer les projets d’immobilisations, ce qui donne lieu à des dossiers liés aux frais d’aménagement, à l’indemnisation foncière et aux demandes de financement des municipalités qui se retrouveront devant la CAMO.

Les politiques et les lois provinciales concernant la planification de l’utilisation du territoire ont eu pour effet d’augmenter la complexité des dossiers confiés à la CAMO. Le gouvernement a terminé récemment l’étape de consultation d’un projet visant la modification éventuelle du système d’aménagement du territoire en Ontario, y compris le type de différends pouvant faire l’objet d’un appel devant la CAMO. Le gouvernement a aussi publié un rapport en décembre de 2013 sur l’Examen de l’évaluation des biens commerciaux à usage particulier qui comporte un certain nombre de recommandations touchant la CRÉF et le régime d’appel en matière d’évaluation foncière dans son ensemble.

Des inquiétudes d’ordre environnemental pourraient mener à l’adoption de lois et de politiques visant à protéger l’environnement. Les politiques et les lois que les gouvernements ont adoptées ont déjà entraîné une augmentation du nombre d’audiences au TE et de la complexité de celles-ci, et cette tendance devrait se maintenir au cours de l’exercice, particulièrement dans le domaine des énergies renouvelables.

La CRÉF fait partie intégrante d’un processus d’évaluation foncière équitable, exact et prévisible qui influence les recettes fiscales municipales. Elle entre actuellement dans la deuxième année du cycle d’évaluation quadriennal et prévoit qu’environ 10 000 nouveaux appels seront interjetés d’ici le 31 mars 2014. La valeur des évaluations ayant augmenté de 14 % en moyenne dans la province pendant le cycle d’évaluation 2013, un plus grand nombre de propriétaires fonciers pourraient être tentés de porter leur évaluation foncière en appel. Toutefois, depuis que les propriétaires d’immeubles résidentiels doivent, aux termes de la loi, déposer une demande de révision auprès de la Société d’évaluation foncière des municipalités avant d’interjeter appel devant la CRÉF, le nombre de nouveaux appels a diminué. Le profil des dossiers confiés à la CRÉF a beaucoup changé : les appels concernant des résidences, qui représentaient 60 % des dossiers, n’en représentent plus que 13 %. Ce changement a entraîné une augmentation du nombre d’appels ayant une valeur élevée et des cas complexes, ce qui aura une incidence sur la formation des membres et du personnel et exigera de nouvelles approches en gestion de dossiers et en arbitrage actif.

Conformément à l’engagement du ministère du Procureur général de garantir l’accès à la justice dans les collectivités éloignées ou rurales et à stimuler la participation des communautés autochtones au système judiciaire, TriO doit s’assurer de pouvoir fournir les mécanismes de règlement des différends nécessaires au moment opportun. Bien que le nombre de dossiers de ce type ne soit pas considérable, TriO doit être présent sur place et offrir un règlement rapide des appels aux diverses collectivités.

TriO remarque une tendance, soit l’augmentation des attentes en matière de transparence à l’égard des services axés sur les clients. Ainsi, une réponse rapide aux demandes de renseignements et la possibilité de communiquer par voie électronique sont maintenant la norme. Cette situation fait monter la pression exercée sur TriO, qui doit perfectionner ses solutions de TI afin de mieux répondre aux attentes des clients. L’obtention des ressources humaines et financières pour mener à bien les projets de TI afin d’obtenir des résultats constitue un autre défi.

Facteurs internes

Les contraintes budgétaires perpétuelles dans l’ensemble du gouvernement provincial constituent un facteur interne important. Les budgets sont de plus en plus serrés alors qu’on s’attend à ce que les services au public soient maintenus ou améliorés, particulièrement en ce qui concerne l’infrastructure technique. TriO continuera de chercher des occasions de s’associer à d’autres tribunaux afin de partager les ressources et les pratiques exemplaires et d’optimiser l’utilisation des ressources.

Le gouvernement considère qu’il est prioritaire que tous les regroupements et tribunaux du ministère du Procureur général, y compris TriO, partagent les mêmes locaux dans un immeuble appartenant au gouvernement situé au 25, rue Grosvenor. TriO est le seul regroupement qui soit actuellement situé dans des locaux partagés. Il s’assurera que le déménagement éventuel au 25, rue Grosvenor se fera dans le respect des exigences des programmes, tout en contribuant à atteindre l’objectif d’accroître la synergie entre les tribunaux et de réduire les coûts associés aux locaux.

En 2012, TriO a commencé une vérification interne du rapport qualité-prix par l’entremise de l’Équipe des services de vérification pour la justice. La vérification se fera en deux phases, en commençant par la CRÉF et la CN. Le rapport final de la phase 1 de la vérification a été produit à l’été de 2013, et TriO met actuellement en œuvre des plans découlant des recommandations. Les recommandations contenues dans le rapport mettent l’accent sur la gestion financière, la gestion des dossiers et la conformité aux lois et aux règlements. Le travail concret de la phase 2 de la vérification, qui vise la CBC, le TE et la CAMO, a commencé à l’automne de 2013. Le rapport final devrait être déposé au printemps de 2014.

Aperçu des programmes et des activités, y compris les mesures de rendement

Initiatives stratégiques (2014-2017)

Orientation stratégique 1 : Fournir aux clients des solutions menant à un règlement rapide et approprié des différends

Donner des renseignements plus utiles au public

Renseigner les clients sur l’utilisation des processus

Fournir des règles et des processus conviviaux pour la clientèle

Orientation stratégique 2 : Transformer grâce à la technologie

 Recourir à la technologie pour améliorer l’accès

Recourir à la technologie pour soutenir les activités liées au règlement de différends partout en Ontario

Fournir des processus conviviaux pour la clientèle en se servant de la technologie

Orientation stratégique 3 : Construire un milieu de travail dynamique et efficace

Tirer profit du partage de locaux

Offrir de meilleures possibilités d’apprentissage et de perfectionnement

Construire un milieu de travail qui met en valeur la diversité, l’inclusion et l’accessibilité

Mesures de rendement

En 2014-2015, TriO examinera les mesures de rendement et établira des points de référence afin de s’assurer que les services et les programmes atteignent effectivement les objectifs. Cela comprend l’élaboration d’un sondage de satisfaction de la clientèle afin d’obtenir des commentaires sur le rendement, tant sur le plan quantitatif que qualitatif.

Les mesures de rendement actuelles sont conçues pour évaluer l’activité principale des tribunaux, qui consiste à régler les différends d’une manière accessible, équitable, efficace et rapide. Lorsque la cible de rendement est atteinte plusieurs années de suite, elle est augmentée conformément à l’objectif d’amélioration continue.

Là où la cible de rendement n’a pas été atteinte en 2013-2014, TriO étudie diverses manières de réviser les processus et de mieux utiliser les ressources en vue d’améliorer le rendement dans les années à venir.

TRIO

Mesures de rendement

2012-2013

Atteint

(Cible)

2013-2014

Atteint

(Cible)

2014-2015

Cible

2015-2016

Cible

2016-2017

Cible

Pourcentage de dossiers où TriO rend une décision dans les 60 jours

92 %

(85 %)

90 %

(85 %)

90 %

90 %

90 %

 COMMISSION DE RÉVISION DE L’ÉVALUATION FONCIÈRE

Mesures de rendement

2012-2013

Atteint

(Cible)

2013-2014

Atteint

(Cible)

2014-2015

Cible

2015-2016

Cible

2016-2017 Cible

Pourcentage de dossiers où la CRÉF rend une décision dans les 60 jours

93 %

(85 %)

91 %

(85 %)

90 %

90 %

90 %

Pourcentage de plaintes visant une résidence résolues par la CRÉF dans les 365 jours suivant la réception

97 %

(90 %)

100 % (90 %)

90 %

90 %

90 %

Pourcentage d’appels visant une résidence mis au calendrier par la CRÉF dans les 6 mois suivant la réception

S. O.

93 %

(90 %)

90 %

90 %

90 %

Pourcentage d’appels antérieurs à 2013 résolus par la CRÉF au plus tard le 31 mars 2014

S. O.

73 %*

(90 %)

S. O.

S. O.

S. O.

Pourcentage d’appels datés de 2013 à 2016 résolus par la CRÉF durant le cycle quadriennal (31 mars 2017)

S. O.

S. O.

S. O.

S. O.

90 %

*Remarque : Le nombre d’instances complexes et de longue durée est ce qui explique principalement le retard dans le traitement des appels.

COMMISSION DE NÉGOCIATION

Mesures de rendement

2012-2013

Atteint

2013-2014

Atteint

(Cible)

2014-2015

Cible

2015-2016

Cible

2016-2017 Cible

Pourcentage des dossiers de la CN mis au calendrier en vue d’un premier événement dans les 120 jours suivant la réception

S. O.

86 %

(85 %)

85 %

85 %

85 %

TRIBUNAL DE L’ENVIRONNEMENT

Mesures de rendement

2012-2013

Atteint

(Cible)

2013-2014

Atteint

(Cible)

2014-2015

Cible

2015-2016

Cible

2016-2017

Cible

Pourcentage de dossiers où le TE rend une décision dans les 60 jours

73 %

(85 %)

77 %*

(85 %)

85 %

85 %

85 %

*Remarque : L’augmentation importante du nombre d’instances complexes ou de longue durée au cours des deux dernières années, en particulier dans le domaine des énergies renouvelables, explique principalement l’incapacité d’atteindre les objectifs. Le respect des délais réglementaires dans le cas des instances liées aux énergies renouvelables ont nui à la capacité du TE de rendre des décisions rapidement dans le cas de nombreuses autres instances.

 

 

COMMISSION DES AFFAIRES MUNICIPALES DE L’ONTARIO

 

Mesures de rendement

 

2012-2013

Atteint

(Cible)

2013-2014

Atteint

(Cible)

2014-2015

Cible

2015-2016

Cible

2016-2017 Cible

 

**Pourcentage de dossiers où la CAMO a rendu une décision dans les 60 jours suivant la fin de l’audience

82 %

(85 %)

86 %

(85 %)

85 %

85 %

85 %

 

Pourcentage de cas de dérogation mineure (autonomes) mis au calendrier en vue d’une première audience dans les 120 jours suivant la réception de tous les documents d’appel

83 %

(85 %)

71,1 %*

(85 %)

85 %

85 %

85 %

 

Pourcentage des dossiers de la CAMO mis au calendrier en vue d’une première audience dans les 180 jours suivant la réception de tous les documents d’appel

83 %

(85 %)

79,7 %*

(85 %)

85 %

85 %

85 %

*Remarque : Le manque d’arbitres (réduction du nombre et absences imprévues) et l’augmentation du nombre d’instances complexes ou de longue durée sont les principaux facteurs expliquant l’incapacité d’atteindre certains objectifs.

Détermination, évaluation et atténuation des risques

Description
du risque

Probabilité d’occurrence

Effet éventuel

Stratégies
d’atténuation

1)  TriO ne remplit pas les objectifs de rendement

 

Moyen

Faible

·      Surveiller et communiquer les résultats

·      Modifier les ressources au besoin

2)  Le mandat pourrait être touché par les initiatives gouvernementales ou par des changements au sein du gouvernement

Moyen

Modéré

·      Assurer la liaison avec les personnes chargées de l’établissement des politiques au ministère du Procureur général afin de faciliter les discussions avec d’autres ministères établissant des politiques dans le but de déterminer les initiatives qui ont une incidence sur la portée des activités de TriO

·      Analyser l’effet et les répercussions des changements sur la charge de travail et les ressources

3)  Les parties intéressées sont réfractaires aux nouvelles orientations stratégiques et aux nouveaux projets

Moyen

Faible

·      Élaborer un plan pluriannuel d’information et de mobilisation des parties intéressées

·      Surveiller l’effet des initiatives et prendre connaissance des commentaires reçus

·      Stratégie de formation pour les membres et le personnel

4)  Les salles d’audience situées ailleurs qu’au 655, rue Bay ne sont pas accessibles aux personnes handicapées

 

Faible

Modéré

·      Tenir de manière proactive la liste des salles d’audience accessibles aux personnes handicapées dans la province

·      Afficher la politique en matière d’accessibilité sur le site Web

·      Déterminer le plus tôt possible les besoins en matière de locaux par divers moyens, y compris les avis d’audience, les formulaires et la correspondance

·      Former les membres et le personnel pour qu’ils sachent établir les besoins en matière de locaux

·      Le coordonnateur de l’information sur l’accessibilité gère les demandes de locaux avant les audiences et prend les mesures nécessaires

5)  Augmentation importante du nombre de dossiers et de la complexité des dossiers

 

Moyen

Modéré

·      Surveiller les demandes qui arrivent et les demandes existantes afin de déceler des tendances

·      Élaborer des plans de formation et les modifier au besoin en tenant compte des changements prévus dans la composition et la complexité des dossiers

 

·      Gérer l’affectation des ressources actuelles en fonction des changements en vue de diminuer les retards

·      Demander l’approbation de nominations conjointes supplémentaires et de l’embauche de membres à temps partiel supplémentaires au besoin

6)  Retards dans la nomination des arbitres

Moyen

Modéré

·      Dresser la liste des postes à pourvoir éventuellement et fournir les renseignements requis au ministère du Procureur général ou au PAS sur la nomination de membres ou le renouvellement de mandats

·      Le renouvellement d’un mandat doit être signalé six mois avant la fin de celui-ci

7)  Incapacité de recruter et de maintenir en poste des membres possédant l’expérience et les compétences requises

 

 

Faible

Modéré

·      Mettre en œuvre un plan annuel de perfectionnement professionnel tenant compte des compétences de base et des besoins en matière de formation, pour que TriO puisse mettre l’accent sur l’amélioration du perfectionnement professionnel

·      Tenir des séances d’orientation à l’intention des nouveaux membres et concevoir des activités de perfectionnement professionnel axées sur l’expérience pour les membres de longue date

·      Promouvoir la collégialité et une culture d’excellence afin de recruter et de maintenir en poste des membres compétents; la formation devra tenir compte des nouvelles tendances dans les dossiers de la Commission et des besoins des membres

·      Travailler avec les parties intéressées afin d’encourager les personnes compétentes à poser leur candidature

·      Élaborer une stratégie de recrutement au moyen de l’outil d’évaluation en matière d’inclusion pour la FPO

8)  Retards dans la mise en œuvre des nouveaux outils techniques et capacité d’obtenir du financement

 

Moyen

Modéré

·      Surveiller régulièrement les projets afin d’amener les Services technologiques pour la justice à mettre l’accent sur les priorités de TriO et de faire respecter les exigences énoncées dans les ententes sur les niveaux de service et dans les chartes des projets

·      Soutenir la stratégie des tribunaux et du regroupement en matière de TI en trouvant des occasions de s’associer à d’autres tribunaux ou regroupements pour financer et mettre en œuvre des initiatives technologiques conjointes

9)  Réduction des ressources de fonctionnement en raison de la volonté du gouvernement de gérer le déficit provincial

Moyen

Modéré

·      Examiner les normes de rendement afin de les harmoniser avec les ressources disponibles

·      Des mécanismes de prévision et de contrôle mensuels sont en place

·      Travailler avec les Services technologiques pour la justice afin de mettre en œuvre des initiatives technologiques en vue de réaliser des économies

·      Envisager et mettre en œuvre des partenariats avec d’autres regroupements et d’autres tribunaux en vue de réaliser des économies

Ressources humaines

Arbitres

TriO est dirigé par un président exécutif. La stratégie de nomination conjointe de TriO prévoit l’utilisation de plusieurs outils en vue de garantir l’utilisation la plus efficace possible des arbitres de TriO selon leur domaine de spécialisation respectif. On prévoit demander la modification de décrets et l’adoption de nouveaux décrets pour permettre les nominations conjointes au sein des tribunaux du regroupement. Ainsi, le regroupement pourra affecter les arbitres à temps plein et à temps partiel désignés aux audiences où le besoin est le plus criant parmi les tribunaux.

L’effectif des arbitres est le suivant :

 

 

Postes

Temps plein

 

 

Temps partiel

 

Président exécutif

Présidents

associés

Vice-

présidents

Membres

du conseil

 

Total

Vice-présidents

Membres du conseil

 

Total

Se consacre à un conseil ou tribunal

-

2

8

14

24

2

40

42

Se consacre à deux conseils ou tribunaux ou plus

1

1

4

8

14

 

4

4

Total des postes au sein de TriO

1

3

12

22

38

2

44

46

Nombre d’employés (effectif)

L’effectif à temps plein de TriO est le suivant :

Groupe

Nombre de postes

SMG

4

CC5A

1

ALOC

4

MCP

14

AMAPCEO

14

SEFPO

88

Total

125

 

Les cadres et les employés de TriO sont visés par la directive en matière de rémunération de la fonction publique. Par conséquent, TriO n’établit pas ses propres barèmes de rémunération. TriO n’est pas tenu de comparer la rémunération et les avantages sociaux qu’il offre à ceux d’autres organismes du secteur public.

 TriO se conforme aux directives en matière de politiques de recrutement de la fonction publique. Le regroupement se sert de l’outil d’inclusion tout au long du processus pour garantir le recours à des pratiques équitables et respectueuses de la diversité.

Organigramme

 

Initiatives auxquelles participent des tierces parties

TriO ne compte aucune initiative à laquelle participe une tierce partie.

Plan de mise en œuvre

TriO a établi trois orientations stratégiques principales et des initiatives correspondantes, conçues pour atteindre ces objectifs. En 2014-2015, TriO déterminera les projets et les échéanciers associés à ces initiatives stratégiques, puis élaborera un plan d’activités visant la planification et la mise en œuvre de ces projets. Des projets individuels conformes aux orientations stratégiques seront prévus au cours de la période de trois exercices allant de 2014-2015 à 2016-2017. Au troisième exercice, soit 2016-2017, TriO évaluera les progrès réalisés par rapport à ces orientations stratégiques.

TriO élabore actuellement le plan d’activités, qui comportera un plan de mise en œuvre étoffé.

Plan de communication

TriO et ses tribunaux constitutifs visent l’excellence et souhaitent offrir aux parties intéressées et à la population des services conformes aux normes les plus rigoureuses. Les communications de TriO seront accessibles, équitables et transparentes.

Le comité consultatif de TriO, établi en 2012, aide les tribunaux constitutifs à élaborer et à mettre en œuvre des politiques, des pratiques, des règles et des services conformément à leur mandat, qui consiste à offrir des services modernes, équitables, accessibles, efficaces et rapides pour le traitement des dossiers qui leur sont confiés. Le comité se réunit tous les trois mois. TriO consulte aussi régulièrement les parties intéressées dans le cadre de diverses initiatives en vue d’améliorer le fonctionnement et les services des tribunaux. Comme il est énoncé dans sa politique en matière de consultation, TriO affichera sur son site Web des communications visant à aviser la population et les parties intéressées des changements proposés et accordera un délai raisonnable pour l’envoi de commentaires sur ces changements. Les dates des consultations et les sujets de discussion seront précisés dans le plan d’activités de TriO.

TriO gère ses relations avec les médias et répond directement à leurs nombreuses demandes de renseignements. Les coordonnées à l’intention des médias figurent dans le site Web et dans le système téléphonique de TriO.

Le site Web de TriO est un portail de communication important qui renseigne les gens qui accèdent aux fonctions des tribunaux. TriO continuera de développer son site conformément aux principes de responsabilisation, de transparence et d’efficacité. La technologie utilisée pour élaborer le site change. Au cours des deux prochaines années, TriO mettra en œuvre avec ses fournisseurs de services de nouveaux outils techniques d’élaboration et de gestion de contenu tout en respectant les exigences en matière d’accessibilité. TriO souhaite exploiter les technologies dans le but d’améliorer l’accès et d’offrir des processus conviviaux aux clients.

Le site Web de TriO contient également divers documents conçus pour aider les citoyens à mieux comprendre les processus judiciaires, y compris des feuillets d’information, des guides, des lignes directrices et des formulaires. Ces documents peuvent aussi être envoyés par télécopieur, par courriel ou par la poste sur demande. Au cours des deux prochaines années, TriO s’efforcera d’améliorer l’accès aux décisions de ses tribunaux constitutifs par le site Web.

La Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux vise à s’assurer que les tribunaux rendent des comptes à qui de droit, qu’ils mènent leurs activités de manière efficace et transparente et qu’ils prennent des décisions en toute indépendance. Cette loi comporte des exigences particulières concernant la publication de documents liés à la gouvernance et à la responsabilisation. Une de ces exigences et la rédaction du présent plan d’activités.

À la suite de l’approbation du ministère, le plan d’activités de TriO sera rendu public et affiché sur son site Web. TriO a aussi l’obligation de présenter un rapport annuel chaque année. Une fois ce rapport déposé devant le Parlement, il est publié sur le site Web.

Le coordonnateur des plaintes de TriO est un guichet unique en la matière. Il facilite le traitement des plaintes en suivant la politique établie à cet égard. La politique est conforme aux normes communes de services de la FPO. L’état des plaintes est surveillé afin de s’assurer qu’on y répond dans les délais prescrits et selon le processus établi dans la politique. Durant l’exercice 2013-2014, TriO a répondu à 18 plaintes.

Le protocole d’entente est un autre document visant la responsabilisation prévu dans la Loi. Il établit le protocole de communication entre le ministère du Procureur général et TriO. Cette communication s’appuie sur des réunions régulières entre des représentants du ministère et TriO.

TriO recueille des commentaires par courriel, par téléphone, par télécopieur, par la poste ainsi qu’en personne.

Plan de diversité, d’inclusion et d’accessibilité

À l’automne de 2012, TriO a adopté un plan de diversité, d’inclusion et d’accessibilité qui comporte les objectifs suivants :

TriO mettra l’accent sur les quatre initiatives principales au cours des trois prochaines années.

  1. Insister auprès du comité de participation des employés pour qu’il élabore des pratiques exemplaires visant la planification et la prestation des activités tenant compte de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité.
  2. Recruter et encadrer des « champions de la diversité » à tous les échelons du personnel et au conseil d’administration.
  3. Soutenir l’engagement pris par TriO envers la formation continue en inscrivant dans les plans de rendement et d’apprentissage du personnel et des membres les formations sur la diversité, l’inclusion et l’accessibilité (information, sensibilisation et acceptation) offertes par le CFLL.
  4. Élaborer des mesures et des outils de production de rapports sur la diversité et l’inclusion par l’entremise des organismes issus de la communauté de pratique d’organismes d’inclusion.

TriO a établi un plan pluriannuel sur l’accessibilité et continue de suivre l’avancement des initiatives à ce chapitre. En 2013, TriO a travaillé, avec les municipalités, à l’amélioration des salles d’audience offertes dans les municipalités afin de pouvoir y faciliter l’accès aux personnes handicapées. Des protocoles administratifs et décisionnels ont été mis en place pour que les citoyens puissent participer pleinement au processus aux endroits où une demande d’accommodement a été formulée. En date de février 2014, pour l’exercice 2013-2014, le coordonnateur de l’information sur l’accessibilité de TriO avait joué un rôle primordial dans la réception, l’accusé de réception et le suivi de 14 demandes d’accommodement.

La formation du personnel et des membres de TriO a toujours été une priorité de l’organisme. Au cours de la dernière année, une formation obligatoire sur les politiques en matière de service à la clientèle selon la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, le Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées et les obligations connexes et le Code des droits de la personne de l’Ontario a été donnée à tous les employés et membres, actuels et nouveaux. Les membres du comité de participation des employés de TriO ont appris à utiliser l’outil d’inclusion de la FPO dans le cadre de la planification et de la prestation des initiatives de participation.

En 2014, une autre formation destinée à l’ensemble du personnel et des membres sur la manière de rédiger des documents dans un format accessible et de fournir des aides à la communication sera donnée. En outre, tous les gestionnaires et les chefs d’équipe suivront une formation afin de mieux connaître les droits des employés en matière d’accommodements et le devoir d’accommoder. On recommande d’ailleurs aux employés et aux membres de bien s’informer de leurs droits.

Au cours de 2013, les employés, les membres et les gestionnaires ont suivi une formation de sensibilisation à l’importance de la santé mentale. Cette question complexe a été étudiée sous différents angles : le service à la clientèle, la justice naturelle et l’arbitrage, la gestion des employés qui ont des préoccupations en matière de santé mentale et l’élaboration d’outils à l’intention des employés et des membres sur l’amélioration de la résilience.

Les membres et les employés de TriO ont beaucoup contribué à la planification de la consultation du 2 octobre 2013 sur l’accessibilité coordonnée par le Bureau du directeur général de la diversité pour les organismes du ministère du Procureur général, et ils y ont participé en grand nombre. En avril 2014, les employés de TriO participeront à un colloque sur la diversité et l’inclusion placé sous le thème Better Justice through Inclusive Practice (un meilleur accès à la justice grâce à des pratiques inclusives).

En 2013, les tribunaux qui composent TriO ont commencé à revoir les documents publics afin d’établir si ceux-ci respectaient les exigences en matière d’accessibilité. Conformément aux exigences du Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées et les obligations connexes, au cours du cycle correspondant au plan d’activités, TriO lancera une initiative visant à offrir ces documents en format accessible.

TriO a adopté des pratiques de recrutement qui font de lui un modèle de milieu de travail inclusif et respectueux de la diversité. Le regroupement exploite les stratégies de l’outil de recrutement de la FPO; il constitue des comités de sélection qui reflètent la diversité de la FPO et de la population; il a adopté des pratiques d’embauche qui éliminent les obstacles; il a prévu des mesures d’accommodement en fonction des handicaps visibles et invisibles; et il fait la promotion du respect et du professionnalisme comme caractéristiques du milieu de travail.

Chaque année, TriO a élaboré et mis en œuvre de nouvelles pratiques exemplaires afin de s’assurer que ses programmes sont sensibles à la diversité des communautés desservies et de promouvoir l’inclusivité au travail. Le Plan de diversité, d’inclusion et d’accessibilité de TriO contient des stratégies portant sur les gens, les processus, les services et les résultats. Il comporte aussi un plan pluriannuel d’accessibilité, élaboré en 2013, qui explique la manière dont TriO compte se conformer au Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées et les obligations connexes. Des personnes handicapées ont été consultées au moment de l’élaboration de ce plan.

Les stratégies axées sur les gens permettront à TriO d’exploiter les formations mentionnées dans les plans de rendement et de perfectionnement des employés et des membres, en mettant l’accent sur le partage des connaissances et la création de compétences culturelles grâce à la sensibilisation et à l’expérience. Parmi ces stratégies, citons une formation sur les nouvelles exigences en matière d’accessibilité du règlement d’application de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des séances d’apprentissage officielles et officieuses visant à faire la promotion de l’inclusion.

Au moment d’examiner les politiques, les pratiques et les procédures actuelles et d’en élaborer de nouvelles selon les principes d’équité et d’inclusivité, TriO s’attaquera aux obstacles existants et mettra en place de nouveaux protocoles visant à améliorer l’accès à ses services. Ainsi, on offrira une formation à l’utilisation de l’outil d’évaluation en matière de diversité lors de l’élaboration et de l’examen des politiques et des programmes, et on dressera un plan d’examen des politiques, des pratiques et des procédures actuelles dans le but d’accroître l’accessibilité. Les processus internes seront également revus pour s’assurer qu’ils favorisent la diversité et l’inclusivité au travail. Les pratiques de recrutement touchant les membres et les employés seront examinées; la participation d’autres tribunaux par l’entremise de communautés de pratique afin d’améliorer les pratiques exemplaires existantes sera envisagée; et des partenariats visant le partage des ressources et de l’expertise dans le but d’instaurer des pratiques inclusives en milieu de travail favorisant la participation des parties intéressées et l’atteinte de résultats mesurables seront établis.

Dans le cadre de son offre de services, TriO s’est engagé à fournir un milieu bâti qui reflète des valeurs universelles afin de préserver la dignité des clients, membres et employés et de garantir l’accès à ses services. TriO fournit des salles d’audience accessibles aux personnes handicapées à Toronto et tient une liste des caractéristiques des salles d’audience qu’il utilise dans les immeubles municipaux dans la province. Divers services, comme les appareils auditifs, y compris la signalisation, sont en place pour favoriser l’accessibilité. TriO continuera de travailler avec les municipalités et avec ses partenaires internes et externes afin de fournir des salles d’audience accessibles à l’extérieur de Toronto. En prévision du partage de locaux avec les tribunaux décisionnels et regroupements du ministère du Procureur général, TriO tient compte des besoins en accessibilité des clients, des employés et des membres au moment de concevoir et de construire les nouveaux locaux.

Des documents présentés dans un format accessible et des dépliants rédigés dans un langage clair et dans cinq langues autres que l’anglais et le français sont offerts sur le site Web de TriO pour certains tribunaux.

En 2014-2015, TriO étudiera la possibilité de fournir des renseignements dans plusieurs langues. En outre, les ressources et les outils liés à la diversité destinés aux membres et aux employés sont publiés dans l’intranet de TriO.

TriO a publié le Rapport d’étape sur l’accessibilité de 2013 et publiera une mise à jour annuelle. En 2013, TriO a publié le Plan pluriannuel d’accessibilité sur son site Web. Ce plan sera actualisé au moins tous les cinq ans, et des personnes handicapées seront consultées à cette occasion. En outre, à la fin de 2013, TriO a déposé un rapport de conformité auprès de la Direction générale de l’accessibilité et continuera de déposer des rapports tous les deux ans jusqu’en 2025.

Les résultats des engagements en matière de formation sur l’accessibilité sont en train d’être mesurés; ils seront intégrés dans le rapport annuel au ministère du Procureur général. En 2014-2015, TriO élaborera d’autres indicateurs permettant de suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs de diversité et d’inclusion.

Plan financier triennal

Budget de fonctionnement pluriannuel

Catégorie de dépense

2013-2014

Montant budgété

2013-2014

Prévision de fin d’exercice

Écart*

2014-2015

Budget

2015-2016

Budget

2016-2017

Budget

Fonctionnement

           

Salaires et rémunération

12 192,3

12 475,0

(282,7)

12 692,3

12 692,3

12 692,3

Avantages sociaux

1 410,0

1 525,0

(115,0)

1 460,0

1 460,0

1 460,0

ACDF

           

Transport et communications

1 047,2

1 055,0

(7,8)

1 047,2

1 047,2

1 047,2

Services

3 145,7

2 674,0

471,7

2 595,7

2 595,7

2 595,7

Fournitures et équipement

185,4

203,0

17,6

235,90

235,90

235,90

TOTAL du budget de fonctionnement

17 980,6

17 932,0

48,6

18 031,1

18 031,1

18 031,1

Retenue

 

 

 

(418,3)

(335,1)

(396,8)

Total

 

 

 

17 612,8

17 696,0

17 634,3

 

           

Immobilisations

0

0

0

0

0

0

 

 

 

 

 

 

 

Produits

2 362,0

3 950,0

1 588,0**

1 238,8

1 962,5

5 900,0

 

Remarque :

*Écart au chapitre des dépenses 2013-2014

Le contrôle des crédits que TriO veut faire passer de Services à Salaires et rémunération est prévu pour la mi-mars 2014 dans une ordonnance du Conseil du Trésor.

**Écart au chapitre des recettes 2013-2014

La somme de 1 588 000 $ correspond aux appels reçus au plus tard le 31 mars 2013 (année d’évaluation), mais traités comme des recettes en 2013-2014.

TriO prévoit des dépenses légèrement inférieures à son allocation de 2013-2014, en raison notamment de postes vacants et de retards dans le recrutement d’employés et de membres.

Les compressions du ministère du Procureur général, qui s’échelonneront sur plusieurs années, pourraient avoir une incidence sur l’allocation de TriO dans l’avenir. La retenue éventuelle sur l’allocation de TriO serait de 2,32 % en 2014-2015 par rapport à 2013-2014, de 1,86 % en 2015-2016 et de 2,20 % en 2016-2017. Le tableau ci-dessus tient compte de cette réduction de l’allocation à la ligne « TOTAL du budget de fonctionnement ». TriO travaillera dans les limites de l’allocation révisée pendant les trois prochaines années en mettant en œuvre diverses stratégies, y compris l’utilisation optimale des ressources à temps partiel des membres; la révision de l’approche en matière de formation et la réduction des autres charges directes de fonctionnement liées aux fournitures et aux autres services.

Droits perçus

La CRÉF perçoit actuellement des droits relatifs aux instances d’environ 770 000 $ par année, et la CAMO, d’environ 250 000 $ par année. La CN, la CBC et le TE ne perçoivent aucuns droits relatifs aux instances. TriO examinera le barème des droits de chacun des tribunaux du regroupement au cours de l’exercice 2014-2015.

Les droits perçus par TriO sont versés au Trésor.




12 décembre 2015
elto.gov.on.ca